Importazione dati sul CRM

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Indipendentemente dal settore di appartenenza quando un’azienda è in fase di implementazione di un CRM, o ancora in fase di valutazione, si trova ad affrontare una questione centrale, quella dell’importazione dei dai nello stesso.

Importazione ed esportazione dati verso/da CRM

Perché di solito, almeno che l’azienda non sia nuova, possiede probabilmente uno storico di dati, in particolare dei clienti acquisiti, che ha interesse ad importare nel CRM, per poterli utilizzare nelle future attività di marketing, commerciali o di customer care. Tali dati possono essere immagazzinati in un altro software, ad esempio un gestionale aziendale, da cui bisogna esportarli, o a volte essere in formato di file, ad esempio Excel.

A meno che non si tratti di poche decine di record, caso rarissimo presso qualsiasi azienda,  diventa necessaria una importazione automatica.

Questa operazione a seconda del CRM, del software da cui i dati si esportano, e della loro struttura, può essere semplice e veloce oppure particolarmente complessa.

In quanto segue parlando di esportazione/importazione, ci si riferisce soprattutto alla procedura una tantum che viene eseguita in sede di installazione del CRM, essendo questo il caso più comune. Quanto detto è comunque valido, almeno in parte, anche per eventuali successive importazioni, che possono rendersi necessarie sia sporadicamente sia in maniera più continuativa.

Quanto diremo, benché incentrato sull’importazione dei dati da un software generico al CRM, vale senza particolari variazioni, anche in senso opposto. Situazione questa in cui il CRM esiste già da tempo e contiene i dati in questione, i quali devono essere importati su un altro software utilizzato dall’azienda.

Esistono quattro modalità in cui l’esportazione/importazione può avvenire che ora esaminiamo.

 

Importazione tramite file

Consiste nell’esportare i dati dal software di partenza in un file il cui formato può variare, ma che di solito è CSV o XML. I dati vengono poi importati nel CRM.

Tale tipo di importazione risulta particolarmente flessibile perché molti software usati in ambito aziendale la contemplano e in pratica tutti i CRM la permettono.

Al riguardo è da tenere presente che non tutti i CRM offrono la stessa flessibilità. Alcuni sono piuttosto rigidi, richiedendo ad esempio che le colonne siano in un determinato ordine, o che sul file vi siano solo le colonne da importare, o che i dati abbiano una particolare codifica, e così via.

Altri permettono invece una grande flessibilità. Non richiedono particolari caratteristiche e inoltre offrono, in fase stessa di importazione delle facilitazioni che possono semplificare notevolmente il lavoro, anche quello di fasi successive.

Ad esempio consentono di riempire un certo campo del CRM con lo stesso valore per tutti i record in fase di importazione, indipendentemente dall’esistenza del campo sul file di import, o dei suoi relativi valori. Così è ad esempio possibile assegnare a un particolare operatore del CRM i dati importati.

Per illustrare quanto detto, nella immagine di sotto è visualizzato uno dei passaggi di importazione su SuiteCRM, uno dei software CRM più avanzati e diffusi. E’ possibile visualizzare come dei lead vengono importati e che al campo “fase” (del lead) viene assegnato automaticamente il valore “nuovo” per tutti i record, anche se il file iniziale di importazione non valorizzava tale campo.

Importazione dati su SuiteCRM

Funzionalità come queste a volte semplificano enormemente il lavoro di importazione. Per questa ragione nella scelta del software di CRM è bene tenere presente questo tipo di funzionalità. Più è elastico infatti il processo di importazione nel CRM, più sarà possibile importare senza problemi i dati da un maggiore numero di altri software.

 

Importazione ad interfacciamento diretto

In questo caso il software da cui i dati sono esportati e il CRM, comunicano direttamente. Perché ciò sia possibile il CRM deve già prevedere la possibilità di interfacciarsi con il particolare software di partenza, o viceversa.

Quando questo tipo di importazione è possibile, la procedura dovrebbe risultare particolarmente semplice, non richiedendo la fase intermedia di esportazione su file, come invece la soluzione precedente.

Purtroppo di solito non è una procedura praticabile perché i software verso cui il CRM è pensato per interfacciarsi sono necessariamente limitati. Si tratta inoltre quasi sempre di software a diffusione internazionale, quindi sviluppati spesso da software-house estere. In Italia sono invece molte le aziende che utilizzano software sviluppati da software-house locali o al massimo nazionali.

E’ da tenere presente che a volte, soprattutto i CRM di fascia, benché nella versione base non dispongano della possibilità di connettersi a un determinato software, possono comunque offrire tale funzionalità attraverso moduli aggiuntivi. Lo stesso vale per i software da cui i dati devono essere esportati.

Tali moduli aggiuntivi, a volte sviluppati dalle stesse software-house che hanno realizzato i programmi principali, a volte da software-house terze, possono essere acquistati dall’azienda che può così procedere all’esportazione.

 

Importazione tramite software terzo di interfacciamento

In questo tipo di procedura è sempre presente una connessione tra il software di partenza e il CRM, ma non è diretta. Tra essi si interpone un terzo software che fa da “ponte” tra i primi due.

In questa maniera è possibile interfacciare il CRM e l’altro software, anche se questi non sono già predisposti per tale operazione.

Vi è però una condizione, il terzo software che fa da connessione deve essere realizzato per interfacciarsi da una parte con il particolare CRM e dall’altra con il software da cui i dati si esportano. Il software di connessione deve in altre parole già prevederli entrambi.

Anche in questo caso di solito i software e i CRM previsti per tale tipo di interfacciamento sono solo alcuni di quelli più utilizzati in ambito internazionale. Non sarà quindi possibile utilizzare tale metodo ad esempio per interfacciare un gestionale sviluppato da una software-house italiana con un CRM, benché quest’ultimo sia previsto dal software di connessione.

I software di connessione che fanno da interfaccia sono di solito ospitati sul server del fornitore di questo tipo di servizio. Al riguardo esistono più soluzioni, ma in genere tutte prevedono un canone mensile che permette di accedere alle diverse funzionalità del software.

In realtà tali servizi di connessione non sono di solito utilizzati per una esportazione una tantum. Il loro primo scopo è infatti quello di interfacciare in continuazione il CRM con un altro software, in modo che le modifiche che avvengono su uno, siano riportate nell’altro in tempo reale.

Questo comunque non ne impedisce l’uso anche per una sola importazione iniziale, in sede di installazione del CRM, soluzione a cui si può ricorrere quando le altre risultano meno convenienti.

 

 

Importazione tramite script/programma appositamente sviluppato

Questa opzione è lasciata per ultima perché è l’ultima alla quale si ricorre, quando le altre non sono percorribili o non sono comunque convenienti.

Consiste nel sviluppare un apposito script, che è di fatto un programma che permette di connettere il software su cui risiedono i dati da esportare con il CRM.

E’ una soluzione di solito più costosa delle precedenti e che richiede tempi maggiori, perché mentre  quelle utilizzavano programmi già esistenti, questa prevede lo sviluppo di apposito codice da parte di un programmatore.

Questa soluzione è non di rado utilizzata quando i dati da esportare sono particolarmente strutturati, perché ad esempio si estendono su più tabelle/moduli che presentano relazioni tra loro.

E’ bene comunque sottolineare che il costo di tale soluzione, benché non basso, può essere ancora di più giustificato in quelle situazioni dove l’esportazione dei dati non avviene solo una tantum in fase di installazione del CRM. In questi casi, in cui per qualsiasi ragione sono richieste delle esportazioni periodiche, il costo di sviluppo dello script viene “ammortizzato” su tutto il periodo in cui i due software interagiranno.

 

 

2019-02-20T17:38:50+00:00